Wie sieht Ihre To Do Liste am Ende der Woche aus?
Für mich ist heute Ende der Woche und wie viele andere Menschen schaue ich auf meine To Do Liste und denke, dass sie kaum kürzer geworden ist seit Montag. Doch ich bin trotzdem zufrieden. Warum? Weil ich zwei große Themen abhaken konnte, mit denen ich mein Business weit mehr voran bringe, als wenn ich 15 andere Dinge erledigt und meine To Do Liste auf ein Minimum reduziert hätte. Woher ich das weiß? Weil ich nach Impact priorisiere, nicht rein nach Dringlichkeit – oder Lust oder was mir gerade am leichtesten erscheint.
Wenn Sie das Gefühl haben immer unter Strom zu stehen, ein To Do nach dem anderen abzuhaken aber trotzdem nicht voran kommen oder doch lieber prokrastinieren und sich hinterher dafür schuldig zu fühlen, dann ist dieser Post für Sie.
Denn heute möchte ich über ein paar Möglichkeiten schreiben mit To Do Monstern umzugehen und zwar mit ganz praktischen Hilfestellungen.
Vielleicht haben Sie schon jede Menge über das scheinbar beste Tool für Zeitmanagement gelesen. Eins möchte ich vorweg stellen: es gibt nicht das allgemein beste Tool. Weder die beste To Do App, noch die beste Priorisierungsmethode. Die Rezepte die Ihne vorgestellt werden, mögen für die Person, die den Artikel geschrieben hat, zu diesem Zeitpunkt wirken, nur leider bedeutet das noch lange nicht, dass sie auch für Sie wirken. Sie werden Ihr System selbst finden – und höchstwahrscheinlich nach einer Weile auch wieder anpassen müssen. Je nachdem wie Ihre Position gerade aussieht, welche Projekte Sie haben etc.
Priorisieren ist persönlich, finden Sie Ihren eigenen Weg – und einige Inspirationen dafür hier
Was durchaus hilft ist sich einige Tools anzuschauen und dann zu überlegen, wie Sie sie für sich adaptieren können.
Sie können sich z.B. überlegen, ob Sie der Philosophie
- Eat the frog first oder
- Erst To Do das Ihnen einen Erfolg verschafft folgen.
Also erstmal das To Do abarbeiten, welches am unangenehmsten ist und das Potenzial hat, Sie zum Hausputz zu motivieren nur um nicht anfangen zu müssen. Oder etwas auszuwählen, was sich leicht erledigen lässt und durch das Gefühl von Selbstwirksamkeit Ihre Motivation steigert.
Sie können sich abends 10 Minuten Zeit nehmen, den nächsten Tag zu planen oder morgens Ihre zwei wichtigsten Projekte für den Tag aufschreiben. Sie können mit Trello arbeiten, Aufgaben in den Kalender eintragen oder sich Zeitslots in den Tag planen, in denen Sie bestimmte Tätigkeiten machen – Mails z.B. nur zu jeder zweiten vollen Stunde.
Wie Sie aus wichtigen und dringlichen Aufgaben die auswählen, die Sie tatsächlich weiterbringen
Ab und zu – gerade wenn Sie gerade das Gefühl haben von allem überwältigt zu werden – macht es Sinn eine kurze Bestandsaufnahmen zu machen und Ihre Aufgaben zu priorisieren. Und genau dafür möchte ich ein Tool genauer vorstellen. Es ist eine abgewandelte Form eines bekannten Tools, des so genannten Eisenhower Prinzips. Die Abwandlungen sind allerdings das was das ganze nachhaltig macht, so dass Sie auf Dauer eine Entlastung und mehr Impact spüren, anstatt nur nach Dringlichkeit zu gehen.
1. Zunächst sammeln alle Aufgaben die demnächst anstehen – ich persönlich würde sowohl berufliche als auch private Aufgaben zur Priorisierung nehmen, denn beides beschäftigt Sie genauso und beides braucht Zeit – doch das sei Ihnen überlassen.
2. Jetzt nehmen Sie ein Papier oder Dokument auf dem Computer und zeichnen vier Quadranten. Im ersten Quadranten notieren Sie alle Aufgaben die wichtig aber nicht dringlich sind, im zweiten wichtig und dringlich, im dritten nicht wichtig aber dringlich und im vierten nicht wichtig und nicht dringlich.
Die Abwandlungen der Eisenhower Technik auf die es ankommt
3. Nun markieren Sie sie mit zwei Zeichen – das sind die Abwandlungen der normalen Eisenhower Technik.
Erste Markierung:
Wie stark ist die Aufgabe mir Ihnen selbst verbunden?
Dazu machen Sie z.B. einen Kreis der in seiner Größe variiert.
Im Job könnte das z.B. sein in einem bestimmten durchaus bedeutsamen Meeting zu sitzen. Wenn Sie als Führungskraft jedoch nur darin sitzen, weil man jemanden „aus der Hierarchie“ haben wollte, es aber eigentlich Sinn macht, dass ein Referent der für das Thema Experte ist darin sitzt, dann würden Sie einen kleinen Kreis machen. Wenn es der persönliche Jour Fixe zwischen Ihnen und Ihrem Chef ist, wäre der Kreis wiederum groß.
Ein privates Thema könnte das Putzen oder das Abholen der Kinder aus Kita oder Schule sein. Durchaus dringlich, je nach Verschmutzungsgrad oder Selbständigkeit der Kinder auch wichtig – aber nicht unbedingt nur mit Ihrer Person verknüpft.
Diese Markierung ist dazu da zu sehen, ob Sie etwas delegieren können. Als Führungskraft sowieso, aber eben auch zu Hause – z.B. an eine Haushaltshilfe oder einen externen Dienstleister bei Buchhaltung, Steuern etc.
Wenn Sie denken, dass Sie das doch eigentlich alles allein können müssten, helfen Ihnen vielleicht die Fragen, die ich mir selbst immer stelle:
Wie hoch ist mein Stundensatz im Vergleich zu dem was es kostet es auszulagern?
Was könnte ich in dieser Zeit machen, das wirklich Bedeutung für mich hat?
Und das leitet schön über zur zweiten Markierung, z.B. mit einem Stern. Schauen Sie die Aufgaben an und setzen dort einen Stern, wenn Sie denken, dass diese Aufgabe eine nachhaltige Bedeutung für Sie, Ihren Job oder Team, Ihr Business oder Ihre Familie hat.
Zweite Markierung:
Was wird einen nachhaltigen Impact für die Zukunft haben?
Ein Beispiel wie aus einer nicht dringlichen, die richtige Aufgabe wird
Das Bild oben auf dem Sie die die Priorisierungstechnik sehen ist ein Slide aus meinem Coaching Angebot für Führungskräfte. Neben den persönlichen Online Coaching Sessions, können Führungskräfte in einer Lernumgebung auf Videoimpulse, Workbooks und Tools zugreifen, die für ihre derzeitigen Herausforderungen relevant sind. In diesem Modul geht es um effektives Delegieren. Ich baue diese Module nach und nach auf. Nicht jedes Modul wurde bereits bestellt, daher ist die Arbeit an einem solchen nicht direkt dringlich. Damit ich es aber anbieten kann, muss ich es vorbereiten. Es hilft also nachhaltig dabei mein Geschäftsmodell aufzubauen. Daher fokussiere ich auch darauf meine Zeit.
Sie haben priorisiert – und nun?
Wenn Sie die Matrix nun vollständig ausgefüllt haben, sollten Sie als erstes auf die Quadranten 3 und 4 schauen. Was davon sollten Sie eigentlich streichen? Was müssen Sie tun, damit Sie die Aufgabe eliminieren können?
Wenn Sie sie nicht streichen können. Welche Möglichkeiten haben Sie sie an jemand anderen zu übergeben? Was braucht der andere dafür?
Alle anderen Aufgaben hinterlegen Sie nun mit Deadlines und schreiben sie in Ihre To Do App, auf eine Liste oder mit welchem System Sie sich wohl fühlen.
Und wie sähe so etwas nun in einem tatsächlichen Coaching aus?
Wenn die Aufgabenlast einfach zu erdrückend wirkt und zu einem Problem wird?
Dann würde ich in mehreren Schritten vorgehen:
- Reflektieren was genau Sie beim Gedanken an die vor Ihnen liegenden Aufgaben empfinden – sind Sie gestresst weil es einfach so viel ist, aber eigentlich machen die Aufgaben Ihnen Spaß? Können Sie sich nicht überwinden anzufangen? Kommen die Aufgaben von Ihnen selbst oder haben Sie das Gefühl fremdbestimmt zu agieren?
- Welche Aufgaben haben Sie überhaupt? In welche Kategorien fallen sie (privat, im Job, Regelaufgaben, Projekte etc.)
- Brainstorming: Welche Tools und Methoden stehen Ihnen zur Verfügung bzw. kennen Sie?
- Auswahl des Systems: Mit welchem Workflow und welchen Methoden wollen Sie arbeiten?
- Priorisierung der Aufgaben und Anfangen mit dem System
Wenn Sie vor lauter Baustellen nicht voran kommen und sich mehr Klarheit und Struktur wünschen, lassen Sie uns gerne darüber sprechen, wie ich Sie unterstützen kann. Ein Erstgespräch ist immer kostenlos und unverbindlich.
Wie mache ich persönlich mein Aufgaben-Management um mich nicht überwältigt zu fühlen?
- Abends vorbereiten was ich morgens schnell machen möchte. Aufräumen, damit ich nicht morgens schon von Chaos überwältigt werde.
- Morgens nach einer Morgenroutine kurz aufschreiben was mein wichtigstes Projekt für den Tag ist und was der nächste Schritt dafür ist. Außerdem die wichtigsten To Do’s und Termine in meinen Tagesplan schreiben.
- Ich erledige meine privaten Sachen, wie Kind zur Kita bringen, Tiere versorgen etc.
- Erst danach setze ich mich an meinen Laptop und schaue auf meine Mails und Nachrichten. Auf diese Weise habe ich meine Prioritäten schon klar bevor die Welt auf mich einstürmt
- Für komplexere und langfristige Aufgaben nutze ich Trello. Dort habe ich ein Backlog für alle Ideen und Aufgaben die anstehen. Dann eine Liste für die nächste Woche und dann Listen für jeden Tag. Wenn ich am Ende der Woche die nächste plane, kann ich die Aufgaben den einzelnen Tagen zuordnen. Ich markiere auch immer alles so, dass ich direkt weiß zu welchem Projekt sie gehören und terminiere sie. Das habe ich auch so eingestellt, dass die Deadlines direkt in meinen Kalender eingetragen werden.
Wenn es mir zu viel wird oder einfach von Zeit zu Zeit, wenn ich mal wieder Ordnung schaffen möchte, nutze ich das Eisenhower Prinzip, um aufzuräumen, zu repriorisieren und auch Aufgaben an andere abzugeben.
Auch hier sehen Sie, ich habe kein einzelnes Tool das ich verwende, sondern ein ganzes System, das sowohl auf kurzfristige wie auch auf langfristige Bedarfe eingeht.
Jetzt interessiert mich natürlich – was nutzen Sie an Tools um Ihrer Aufgaben Herr zu werden? Was sind dabei die größten Herausforderungen? Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen.
Techniken wie diese bespreche ich in regelmäßigen Facebook Livestreams, bei denen Sie direkt Fragen stellen können. Folgen Sie mir auf Facebook um dabei zu sein. Das Video, in dem ich über das nachhaltige Priorisieren von Aufgaben spreche, finden Sie hier.
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